О чем эта книга
Эта книга научит вас писать эффективные деловые письма.
Успешный лидер сегодня практически обязан уметь грамотно выражать свои мысли как устно, так и на бумаге. Причем, хорошие деловые письма могут принести даже гораздо больше пользы, чем многочасовой разговор.
Сколько в мире разновидностей деловых писем? Очень много! И каждое письмо должно быть четким и по форме, и по содержанию. Эта книга расскажет вам, какую конкретно структуру нужно использовать для каждой категории писем, и поможет подобрать правильные слова.
Все письма автор делит на 6 категорий: информирующие, убеждающие, продающие - а также отказы, претензии и возражения. В книге будут отдельные главы для каждого из типов письма - и в каждой главе вы найдете несколько наглядных реальных примеров.
От автора
Говорят, историю о том, что периодическая система элементов явилась ему во сне, Менделеев придумал для навязчивых журналистов - а на самом деле идея упорядочить элементы по их атомной массе пришла ученому за завтраком. Впрочем, не важно. Как бы ни появилась эта система, меня всегда завораживала ее строгая логика. "Ряды" и "колонны" химических элементов позволяли разом взглянуть на все, что нас окружает - и понять, "откуда уши растут".
С тех пор, как я стала обучать занятых взрослых людей хитростям деловой переписки, меня не покидала мысль: вот было бы здорово упорядочить все техники и приемы делового письма, как Дмитрий Иванович упорядочил элементы! Вместо десятков слов дать какое-то наглядное представление, образную конструкцию, "этажерку", где идеи расклады вались бы по полочкам.... Мысль пустила корни, стала постепенно материализоваться - и одна за другой придумались таблицы и схемы, из которых в конце концов собралась книга.
Цитаты из книги
Хорошее письмо
По большому счету правило только одно - и критерий хорошей структуры письма один. Если письмо удобно для адресата, если оно учитывает принципы восприятия информации, значит структура у письма верная. А если нет, значит, нет.
Правильные акценты
Если письмо достаточно длинное и в нем много деталей, в которых читатель может запутаться, лучше сформулировать суть и в начале письма, и в начале каждого из абзацев. Если же опасности завалить адресата фактами нет, можно ограничиться сутью в начале послания.
Внимание
Простой заменой "Здравствуйте, Сергей Петрович" на "Сергей Петрович, здравствуйте" мы сделали фразу более личной. От перемены мест слагаемых сумма не очень сильно, но изменилась!
Личное или формальное?
Чем больше разница в рангах между нами и адресатом, и чем меньше мы знакомы, тем более формальный вариант нам понадобится. Соответственно, самым формальным окажется вариант, в котором мы пишем незнакомому нам большому начальнику, а самым личным - где обращаемся к хорошо знакомому человеку нашего ранга.
Не пугать читателя
Каждому из нас присущ инстинкт самосохранения. Не обнаружив в кармане мобильного телефона, мы тут же пугаемся: "Украли!". Так же и с письмом - если мы не сообщаем суть ситуации явно, читатель начинает предполагать, что эта ситуация "не фонтан".
Ответ на претензию
Споря с адресатом, очень легко превратить переписку в перебранку, поэтому нам нужно переходить к разговору о своих достоинствах "плавно", без возражений. Сначала стоит признать дискомфорт адресата и выразить сожаление по поводу случившегося.